Au sein de l’équipe GED, la mission a pour objectif de gérer et de superviser le flux de documentation ainsi que le respect et la bonne application des procédures de gestion documentaire, de l’initialisation à la clôture du projet dans les GED du projet ainsi que dans Projectwise.
Les réalisations seront les suivantes : – Contrôle des documents projet : o Contrôler l’utilisation des modèles et chartes graphiques utilisés dans le cadre du projet o Contrôler la cohérence de l’ensemble des supports (GED, papier, électronique) o Contrôler le respect de l’utilisation des éléments de codification établis (qualité) o Garantir l’unicité des documents o Contrôler les indices de révision o Contrôler la présence du format natif + PDF o Contrôler le dépôt des documents à la date indiquée dans les listes prévisionnelles o Diffuser les documents papier/électronique aux bons intervenants pour validation, information ou prise en compte, sur la base de la matrice de diffusion définie dans le cadre du projet o Enregistrer dans le système établi (GED, par ex.) ses propres documents : bordereaux de diffusion, supports de formation, charte utilisateur, fiches questions/réponses, etc.
– Reporting (GED projet et Projectwise) : o Suivre l’ensemble des documents entrants / sortants : nombre de documents déposés par entité, nombre de documents en retard, nombre de documents validés ou refusés, etc. o Suivre les retours de validation et alerter la direction de projet de tout retard o Remontée des statistiques sur l’utilisation de ProjectWise par entité
– Administration de l’outil de GED (ou tout autre outil de gestion documentaire) : o Gérer l’annuaire et les comptes utilisateurs (arrivées/départs) o Administrer les circuits de validation
– Accompagnement aux utilisateurs : o Former et accompagner les utilisateurs sur les procédures et l’utilisation de l’outil GED (ou tout autre outil de gestion documentaire) du projet o Mettre à jour les supports de formation et des guides utilisateurs
